Хранение бумажных документов

У меня дома за время взрослой жизни скопилось немало бумажных документов, которые нужно хранить: договоры, чеки крупных покупок, акты приема-передачи, свидетельства о регистрации квартир и так далее.

Выглядело это как большая пачка несортированных бумаг, распределенных по рандомным папкам. Примерно вот так:

Основная проблема с таким подходом, как и во всех дезорганизованных системах - это невозможность быстро что-то найти, когда оно тебе срочно нужно.

Вторая проблема - из-за того, что нужный документ можно вообще не найти в этом болоте, появляется страх и затягиваются важные бюрократические процессы.

Эта пачка так меня пугала, что я на год затянул регистрацию построенной квартиры, просто потому что нужно было залезть в эту ужасную коробку и, возможно, обнаружить, что нужных для сдачи документов там нет и они потерялись!

В общем, эта коробка боли мешала мне жить.

Я давно хотел это исправить, но никак не мог найти систему хранения документов, которая была бы компактной, удобной, легко масштабируемой и недорогой.

Думал и про уголки и про конверты с кнопкой и про икеевские коробки. Но все не то. Понял, что идеальной системы пока не придумали.

Я расстроился. Но потом понял, что люди уже придумали почти идеальную систему. И я видел ее уже тысячу раз почти в каждом офисе. Выглядит она вот так:

Я раньше часто видел такие папки, но мне не нравилось, как в них используется место. Почему папка имеет фиксированную ширину 50 мм? А если я хочу в ней хранить всего десять листочков? Зачем мне тогда такая большая? Это же дико неэффективно. А папки меньшей ширины не продаются.

Как я сделал

Я купил пачку мультифор из 100 штук.

Атенсьон! Это очень важный момент. Если вы хотите разложить бумаги моим методом, у вас не должно быть никаких ограничений, как мелко вы распределяете документы. Когда у вас целая пачка мультифор, можно хоть каждый  листок отдельно упаковать. Это создает ощущение полного контроля и порядка. Это очень важно. Купите пачку.

Так вот.

Сначала я перебрал все документы и вложил каждый документ в свою мультифору. Некоторые я объединил в одну, но только те, которые однотипны по смыслу. Например, у меня в одной мультифоре лежат все доп. соглашения, которые мы подписывали в детском саду. Они каждый год одинаковые, менялась только дата. Если они мне когда-то и понадобятся (что вряд ли), то я точно знаю, где их искать - они все в одном месте.

Дальше я взял и распределил все документы на две папки - актуальные и архивные.

Актуальные - это то, что действует сейчас. Последняя редакция рефинансирования ипотеки. Самая новая квартира. Договор с новой управляющей компанием. То, что может понадобиться в рамках текущих обязательств.

Архив - это то, что не хочется выбрасывать, а надо хранить на всякий случай. Предыдущий ипотечный договор. Старые справки НДФЛ, какие-то копии и всякое такое.

Смысл разделения в том, что у вас есть горячий индекс актуальных документов, куда вы будете часто лазить; и архив, куда может быть вообще никогда.

Пара советов

Чеки, гарантийные талоны и тому подобное я храню отдельно - для этого достаточно одного пластикового конверта с кнопкой.

В некоторые мультифоры можно кинуть квадратный листок с поясняющей подписью, что это за документ и зачем он нужен.

В папке можно сделать разделители в виде листов А4 внутри мультифор с какой-то надписью. Листаешь, листаешь, а потом бац - пошло про новую квартиру.

Оказалось, что хранить документы в такой папке - настоящее удовольствие. Их очень легко перелистывать, потому что мультифора толще листка и легко перескакивает по металлическим дугам. Их очень легко достать, потому что у папки есть механизм "открыть/закрыть". Их можно достать из мультифоры или прямо целиком вместе с мультифорой. Любой документ очень быстро можно переместить в другое местов в очереди. Короче, сплошные плюсы.

Сразу после сортировки я с большим энутзиазмом сходил в МФЦ и подал документы на регистрацию. Сделать это оказалось так легко и приятно. Работает!